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DICAS - Publicado em 19/04/2012

Dicas do livro 'Organize-se para o sucesso' de Stephanie Winston

E difícil ser produtivo com um monte de pendências flutuando ao seu redor.
Dicas do livro 'Organize-se para o sucesso' de Stephanie Winston

E difícil ser produtivo com um monte de pendências flutuando ao seu redor. A produtividade refere-se à conclusão das tarefas, ou seja, identificar as tarefas inconclusas em sua vida e dar o próximo passo. Para isso veja as seguintes dicas:

  • Processe de forma implacável os papeis e e-mails pessoalmente ou com ajuda de um assistente.
  • JETA: as quatro decisões que você pode tomar a respeito de um papel para ter uma mesa organizada:
  1. Jogue-o fora
  2. Encaminhe-o
  3. Torne-o efetivo
  4. Arquive-o
  • Reserve durante o dia dois ou três horários dedicados a aplicar JETA.
  • Selecione 10 documentos por dia e aplique JETA.
  • Tente aplicar JETA a cada documento que chegar a sua mesa durante o dia.
  • Configure os filtros do e-mail para que você seja alertado quando receber uma mensagem de seu chefe ou de outras pessoas significativas.
  • Tome decisões mesmo que elas precisem ser revisadas posteriormente.
  • Estabeleça um sistema efetivo de acompanhamento de tarefas, não dependa da memória. Coloque alertas no seu computador, celular ou PDA.
  • Se alguma coisa lhe impediu de realizar uma tarefa agendada, reagende-a.
  • Sempre leve consigo um bloco de notas para registrar imprevistos ou tome nota no seu celular.
  • Para evitar se distrair com as mensagens de e-mail que chegam, desative o alerta e coloque algo mais na tela do computador para que não as veja chegando.

Seja eficiente no uso do e-mail:

  • Envie o e-mail com um pedido de confirmação de recebimento.
  • Se a resposta demorar mande um segundo e-mail perguntando: Você precisa de mais informações?
  • Se ainda demorar use o telefone e pergunte gentilmente: Você precisa de mais informações?
  • Se ainda assim não funcionar, e a pessoa trabalhar no mesmo prédio, vai ate ela.
  • Questões complicadas, controversas, delicadas ou emocionalmente intensas não devem ser tratadas por e-mail.
  • Caso um e-mail ultrapasse três ou quatro parágrafos, não o envie, telefone para a pessoa.
  • Quando a comunicação chega a mais de duas mensagens com a mesma pessoa, está na hora de uma pequena conferência.
  • Todas as mensagens devem caber na tela. Envie materiais mais longos em anexo.
  • Sempre que for possível tente resumir a mensagem inteira ao nomear o assunto do email.
  • Retorne todas as ligações em menos de 24 horas, pessoalmente ou por meio de um assistente direto.

Mais que tentar controlar ganhe poder e produtividade ao gerenciar a mutabilidade do dia:

  • Antes de iniciar “oficialmente” um trabalho grande, devemos abrir espaços nele para realizar pequenas tarefas sempre que pudermos. Assim, na hora em que efetivamente o realizar, ele parecera menos ousado.
  • No final do dia da sexta feira verifique se todos os papeis e e-mails passaram pelo JETA. Reveja sua lista de tarefas, marque as prioridades, reagende as pendências. Use este material para começar na segunda-feira.
  • Dê prioridade às tarefas que levarão cinco minutos ou menos para realiza-las.
  • Faca a parte do trabalho que você menos gosta primeiro e depois se concentre nas coisas boas.
  • Durante as tarefas de rotina fique de olho no relógio.
  • Crie seus próprios prazos e tente completar as tarefas nesse tempo.
  • Defina uma hora prioritária para realizar tarefas de alta prioridade sem ser interrompido.
  • Quando alguém solicitar seu tempo consulte sua lista de tarefas diárias e pergunte-se se a solicitação ira atrapalhar suas metas.
  • Pegue sua lista de tarefas e se pergunte: o que há de mais importante para hoje? Que tarefas me ajudarão a limpar a mesa para ter um dia produtivo?
  • Cumprir certo número de tarefas tem um efeito psicológico tangível.
  • Sempre pergunte-se no inicio do dia: o que farei hoje para atingir a minha meta? E no final do dia: o que fiz hoje para atingir a minha meta?

Princípios do gerenciamento do tempo:

  • Mantenha o foco nas suas metas.
  • Tenha uma reação incisiva a todos os documentos, telefonemas e e-mails.
  • Pratique a delegação intensa combinada a um acompanhamento constante.

 

Autora,

Gloria Tellez

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